Povinnosť zakladať dokumenty do zbierky listín vs. sankcie

Zbierka listín zhromažďuje zákonom ustanovené dokumenty, ktoré do nej ukladajú osoby zapísané do obchodného registra. Ide o fyzické osoby podnikateľov, obchodné spoločnosti, družstvá, organizačné zložky, odštepné závody a iné právnické osoby.

Zbierka je súčasťou obchodného registra, ktorý vedie každý krajský súd. Je verejne prístupná, každý má právo do nej nahliadať a po zaplatení súdneho poplatku aj žiadať vydanie kópie listiny tam uloženej alebo potvrdenie, že sa určitá listina v zbierke nachádza.

povinnosť zakladanie dokumentov do zbierky listín

Uložené listiny sú najmä:

  • spoločenská alebo zakladateľská listina
  • všetky zmeny spoločenskej zmluvy
  • listiny, ktorými sa preukazuje živnostenské oprávnenie
  • príslušné listiny, ktorými sa preukazuje ustanovenie do funkcie alebo ukončenie funkcie
  • vyhlásenie správcu vkladu
  • rozhodnutie o zrušení obchodnej spoločnosti
  • znalecký posudok, ktorým sa preukazuje hodnota nepeňažného vkladu
  • prípadne iné listiny

Dňom 1. januára 2014 vznikol Register účtovných závierok ( RÚZ)  s cieľom zníženia administratívnej náročnosti podnikania a zlepšenia dostupnosti a kvality informácií o účtovných jednotkách. Povinnosť uloženia a zverejnenia dokumentov účtovná jednotka splní predložením dokumentov finančnej správe (písomne, elektronicky). Účtovné jednotky priamo do RÚZ  nepredkladajú žiadne dokumenty. Spôsob predloženia dokumentov do RÚZ je vymedzený v §23b zákona o účtovníctve:

  1. dokumenty vyhotovené v listinnej podobe sa doručujú daňovému úradu, ktorý ich prevedie do elektronickej podoby a následne postúpi do RÚZ;
  2. dokumenty vyhotovené v elektronickej podobe sa doručujú prostredníctvom portálu finančnej správy (www.financnasprava.sk)

Do registra účtovných závierok sa ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z.z.:

  1. riadne individuálne účtovné závierky,
  2. mimoriadne individuálne účtovné závierky,
  3. riadne konsolidované účtovné závierky,
  4. mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
  5. súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
  6. výkazy vybraných údajov z účtovných závierok zostavených podľa medzinárodných účtovných štandardov (ďalej len „IFRS“),
  7. správy audítorov,
  8. individuálne výročné správy,
  9. konsolidované výročné správy,
  10. ročné finančné správy emitentov (vyhotovujú len emitenti cenných papierov)
  11. oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky

Dokumenty sa ukladajú v elektronickej alebo v listinnej podobe.

V elektronickej podobe sa povinne ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. c) až i) zákona a dokumenty, ktoré účtovná jednotka chce uložiť v cudzom jazyku. Dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. a) a b) zákona v elektronickej podobe povinne ukladá účtovná jednotka, ktorá zostavuje IFRS účtovnú závierku, Garančný fond investícií, Fond ochrany vkladov, zdravotná poisťovňa a osoby, ktorým daňový poriadok ukladá povinnosť doručovať podania elektronickými prostriedkami (najmä platitelia DPH).

Účtovná jednotka ukladá riadnu individuálnu účtovnú závierku a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku v registri najneskôr do šiestich mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje.

Pokuty a sankcie

Registrový súd uloží zapísanej fyzickej osobe alebo fyzickej osobe oprávnenej konať v mene zapísanej právnickej osoby pokutu až do výšky 3 310 €, ak si táto osoba nesplní povinnosť:

  • podať návrh na zápis zmeny alebo výmaz zapísaných údajov v lehote ustanovenej zákonom,
  • predložiť registrovému súdu listiny, ktoré sa ukladajú do zbierky listín, v lehote ustanovenej zákonom,
  • na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu a identifikačné číslo, označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu, prípadne aj výšku základného imania a rozsah jeho splatenia (pričom tieto údaje je podnikateľ povinný uvádzať aj v písomnom úradnom styku a aj na svojej internetovej stránke, ak ju má zriadenú); uvádzať obchodné meno spolu s dodatkom označujúcim jeho súčasný právny stav, najmä s dodatkom „v likvidácii“, „v konkurze“ alebo „v reštrukturalizácii“.

alebo aj v prípade že:

  • uvedie v návrhu na zápis nepravdivé údaje,
  • doloží návrh na zápis listinami, ktoré nezodpovedajú skutočnému stavu,
  • predloží registrovému súdu na uloženie do zbierky listín listiny, ktoré nezodpovedajú skutočnému stavu.

V niektorých prípadoch môže prísť až k zrušeniu spoločnosti:

  • Podľa § 68 ods. 6 písm. f) Obchodného zákonníka súd na návrh štátneho orgánu, alebo na návrh osoby, ktorá osvedčí právny záujem, prípadne z vlastného podnetu rozhodne o zrušení spoločnosti, ak spoločnosť nesplnila svoju povinnosť uložiť do zbierky listín individuálnu účtovnú závierku za najmenej dve účtovné obdobia nasledujúce po sebe.