Virtuálna kancelária šetrí peniaze
Sídlo, adresa pre preberanie pošty, miesto pre styk s verejnosťou – to sú pre každú spoločnosť nutnosti, ktoré z praktických i zákonných dôvodov nie je možné obchádzať. Z ekonomického ako aj právneho pohľadu zaujímavou cestou ako túto potrebu vyriešiť je využitie virtuálnej kancelárie, čo na Slovensku ponuka napríklad spoločnosť OFFICE HOUSE s.r.o., a to aktuálne v centre Bratislavy a v Košiciach.
Svetová služba už aj na Slovensku
Rovná 19-percentná daň láka už niekoľko rokov zahraničných investorov na Slovensko. Mnohé z týchto spoločností presunom podnikateľských aktivít sledujú nielen znižovanie daňového zaťaženia, ale aj celkovú optimalizáciu nákladov spoločnosti. Najväčšiu položku v nákladoch spoločnosti tvoria zamestnanci a náklady na nebytové priestory spoločnosti. Mnohé z týchto spoločností sú riadené zo zahraničia a v princípe nepotrebujú zamestnancov či reálne priestory pre podnikanie. Tento nákladovo orientovaný prístup zvýšil záujem o služby virtuálnej kancelárie. Služby virtuálnej kancelárie, resp. „virtual office services“ sa vo vyspelých krajinách sveta používajú bežne, a sú pre tamojšie podnikateľské subjekty úplnou samozrejmosťou. Na Slovensku sa tieto služby rozvíjajú od roku 2000, a po mnohých pozitívnych legislatívnych zmenách orientovaných na zatraktívnenie podnikania na Slovensku sa tešia veľkej obľube širokej zahraničnej aj slovenskej podnikateľskej verejnosti.
Čo je to „virtuálna kancelária“?
Podstatou servisu virtuálnej kancelárie je umiestnenie sídla klientovej spoločnosti na adresu business centra, ktoré prevádzkuje profesionálna firma. Klient tak získa pre svoju spoločnosť sídlo alebo kontaktnú adresu, má zabezpečený príjem, úschovu a preposielanie pošty, prípadne aj príjem telefónnych hovorov menom spoločnosti a zaznamenávanie odkazov, faxov a e-mailov. Častou sprievodnou službou virtuálnej kancelárie je tiež krátkodobý prenájom reprezentatívnych zasadacích priestorov pre účely obchodných rokovaní.
Využitie služieb virtuálnej kancelárie je vhodné pre nové (slovenské aj zahraničné) spoločnosti ktoré vstupujú na trh a rozbiehajú vlastný biznis, a pre všetky druhy podnikania, ktorého charakter nevyžaduje vlastnú kanceláriu. Obecne môžu byť tieto služby zaujímavé pre každého, kto:
optimalizuje náklady
- platiť nízky paušálny poplatok za
virtuálnu kanceláriu je za všetkých okolností lacnejšia alternatíva ako
platiť nájomné, investovať do vybavenia a prijímať personál potrebný
pre prevádzkovanie vlastného sekretariátu,
chce profesionálny imidž
- virtuálna kancelária v podaní
serióznej špecializovanej firmy funguje ako reálne business centrum v
reprezentatívnej kancelárskej budove v centre veľkého mesta. Klienti z
menších miest tak napríklad majú možnosť za minimálnych nákladov
umiestniť sídlo svojej firmy na prestížnej adrese v centre Bratislavy.
potrebuje diskrétne prostredie pre svoje schôdzky
-
zahraniční podnikatelia, ktorí prichádzajú do konkrétneho mesta či
krajiny iba zriedkavo a na krátky čas, obecne dávajú prednosť
elegantnému prostrediu nárazovo prenajatej zasadacej miestnosti vo
virtuálnej kancelárii namiesto realizácie obchodných stretnutí v
kaviarňach či hoteloch.
Sídlo alebo kontaktná adresa?
Registračné sídlo je adresa, ktorá je ako sídlo zapísaná v obchodnom registri alebo v inej evidencii ustanovenej zákonom. Potrebuje ho každá podnikateľská entita, ktorá chce podnikať na území Slovenskej republiky.
Kontaktnú adresu môžu využívať spoločnosti, ktoré majú oficiálne iné registračné sídlo, či už na Slovensku alebo v zahraničí, ale adresu virtuálnej kancelárie používajú ako adresu, na ktorej si želajú byť kontaktované. Vhodná je aj pre fyzické osoby alebo subjekty, ktoré registračné sídlo nepotrebujú - typickým príkladom môžu byť advokáti z iných štátov Európskej únie (euroadvokáti) pôsobiaci na Slovensku, ktorým zákon ukladá povinnosť mať na Slovensku doručovaciu adresu pre prijímaní písomností od advokátskej komory.
Administratíva v rukách profesionálov
Cieľom služieb virtuálnej kancelárie je minimalizovať úlohy a povinnosti sekretariátu klienta, a presunúť ich na poskytovateľa virtuálnej kancelárie. Základom každodenného prevádzkovania virtuálnej kancelárie pritom je príjem, úschova a doposielanie písomností. Akákoľvek pošta a písomnosti doručené na adresu spoločnosti klienta sú prevzaté a spracované podľa inštrukcií klienta. Klient si môže vybrať, či ich chce zhromažďovať v poštovom priečinku, či majú byť bezpečne uložené v sejfe, alebo či majú byť doposielané zvoleným spôsobom a v stanovených intervaloch na určené miesto kdekoľvek na svete. Samozrejmou súčasťou tejto služby je upovedomenie o prijatí písomnosti prostredníctvom telefonátu, SMS správy alebo e-mailu.
Medzi bežné služby profesionálne vybavených virtuálnych kancelárii tiež patrí poskytovanie telefónnych či faxových služieb. Klient má v rámci virtuálnej kancelárie pridelené telefónne či faxové číslo, ktoré môže uvádzať na vizitkách či prezentačných materiáloch a zároveň ho využívať na príjem hovorov. Profesionálne zaškolený personál vybavuje prichádzajúce hovory v mene spoločnosti klienta, a na základe inštrukcií preberá, a spoľahlivo doručuje prijaté odkazy. Toto číslo môže byť taktiež automaticky presmerované priamo na určené iné telefónne číslo. Ďalšou možnosťou je voľba služby hlasovej elektronickej schránky (voicemail), do ktorej sú prepájané prichádzajúce hovory, a ktorých obsah je doručovaný elektronickou poštou. Súčasťou tejto služby je aj upovedomenie o prijatí hovoru prostredníctvom SMS správy, e-mailu alebo telefonátu. Faxová služba je koncipovaná podobne. Prijaté faxy sú zhromažďované, a podľa inštrukcií môžu byť napríklad uschovávané, alebo doposielané zvoleným spôsobom (faxom, e-mailom, prípadne poštou). Pre úplnosť je potrebné spomenúť službu e-mailu či web-hostingu.
V praxi to znamená, že pri vhodne zvolenej kombinácii služieb virtuálnej kancelárie, nemusí klient vôbec chodiť do sídla svojej spoločnosti, pretože všetky informácie či písomnosti dostáva priamo na svoj stôl, nech už sa nachádza kdekoľvek vo svete.
Služby virtuálnej kancelárie sa často neobmedzujú iba na správu pošty a telefónnych hovorov. Typickou vedľajšou službou je zabezpečovanie najrôznejších záležitostí na úradoch - napríklad registrácia spoločnosti k daniam, zabezpečovanie živnostenského listu, zastupovanie spoločnosti pri komunikovaní s obchodným registrom, zorganizovanie valného zhromaždenie spoločnosti klienta a pod.
Obchodné rokovanie na úrovni
Profesionálne virtuálne kancelárie štandardne poskytujú zasadacie priestory, ktoré sú vybavené telefónnymi linkami, prezentačnou tabuľou, faxom aj počítačom s pevným pripojením na internet. V závislosti na dohode s poskytovateľom je možné si „zasadačku“ prenajať na hodinu alebo aj na celý deň. Samozrejmosťou pri prenájme zasadacích priestorov sú slovensky či anglicky hovoriace recepčné, ktoré profesionálne a v súlade s biznis etiketou privítajú a uvedú návštevy klienta, pričom vystupujú ako recepčné či asistentky spoločnosti klienta. V prípade záujmu poskytnú administratívnu podporu pri stretnutí zahŕňajúcu bežné spracovanie dokumentov a bežné administratívne práce (písanie, skenovanie, faxovanie, skartovanie, telefonovanie a prepájanie hovorov, objednávanie taxi služby a ubytovania, rezervácie a pod.)
Čo hovorí zákon
Vďaka liberalizačným novelám slovenských právnych predpisov v posledných rokoch nebránia umiestnení registračného sídla vo virtuálnej kancelárii žiadne legislatívne prekážky. Podľa ust. § 2 ods. 3 Obchodného zákonníka je sídlom právnickej osoby a miestom podnikania fyzickej osoby adresa, ktorá je ako sídlo alebo miesto podnikania zapísaná v obchodnom registri alebo živnostenskom registri, alebo v inej evidencii ustanovenej osobitným zákonom. Z toho vyplýva, že na Slovensku (na rozdiel napríklad od Maďarska) registračné sídlo nemusí byť totožné so sídlom reálneho riadenia spoločnosti. Žiadne obmedzenia vo vzťahu k sídlu obchodnej spoločnosti Obchodný zákonník, živnostenský zákon ani iný všeobecne záväzný právny predpis nestanovuje.
Na druhej strane je treba si uvedomiť, že registračné sídlo spoločnosti zapísané v obchodnom registri slúži ako doručovacia adresa pre oficiálnu korešpondenciu ako aj kontaktná adresa pre úrady štátnej správy. Pri výbere vhodnej profesionálnej firmy je preto potrebné si overiť, či vo virtuálnej kancelárii skutočne celodenne funguje sekretariát a služba preberania písomností. V prípade každej začínajúcej obchodnej spoločnosti je nutné, aby kontakt s verejnosťou bol trvale zaistený. Umiestnenie registračného sídla na neobývanej adrese alebo v P.O. Boxe môže mať pre podnikateľa fatálne dôsledky.
Najväčšou spoločnosťou v oblasti poskytovania služieb virtuálnej kancelárie na Slovensku je spoločnosť OFFICE HOUSE s.r.o. Táto spoločnosť vznikla v roku 2001 a aktuálne poskytuje svoje služby na dvanástich miestach Slovenska a Českej republiky - na Slovensku pôsobí OFFICE HOUSE s.r.o. v Bratislave a Košiciach, v Českej republike má business centrá v Prahe, Brne, Ostrave, Pardubiciach, Olomouci a Plzni. Cena za službu sídla alebo kontaktnej adresy v sídle Bratislava predstavuje 2.000,- SKK mesačne. Zasadaciu miestnosť je možné si prenajať za 600,- SKK za hodinu.
Možnosť rozšíriť svoju činnosť na Slovensko si nenechala ujsť ani anglická spoločnosť Regus Business Centre Bratislava, s.r.o., ktorá je svojou obchodnou politikou orientovaná na ekonomicky solventnejších klientov - základná mesačná sadzba sa za poskytovanie obdobných služieb pohybuje od 8.000,- SKK. Medzi počtom klientov menšie spoločnosti poskytujúce službu virtuálnej kancelárie a jej ekvivalenty na Slovensku patrí napr. spoločnosť edia, a.s., ktorá poskytuje uvedené služby od 200,- EUR mesačne.
![[office house s.r.o.]](/img/_/_panel/officehouse_sk.gif)
![[akont]](/img/_/_panel/akont_sk.jpg)
